Visa läsarna vägen genom texten

I det här Språkbrevet ska du få veta vad du kan lära dig av livsmedelsaffärer när du organiserar dina texter. Klarspråk och tydlig kommunikation formas nämligen inte bara av vissa språkliga konstruktioner. Det handlar också om att du kan ta läsarna i handen och visa dem vägen genom texten.

Kunder och läsare ska få en chans att välja innehåll

Om du kommer till en stor matbutik förväntar du dig säkert att det vid ingången finns en översikt över hela butiken. Den hjälper dig att se butikens utbud och ger dig samtidigt ett hum om vilka delar av butiken du ska bege dig till för att köpa det du behöver.

På samma sätt fungerar innehållsförteckningen i början av en längre text. Den visar läsarna textens utbud. Sidhänvisningarna talar om på vilka sidor de kan hitta det de vill läsa om. Utan innehållsförteckning tar det helt enkelt mer tid.

Kunder och läsare vill veta vad som står var

Alla butiker är inte så stora att de behöver en orienteringstavla. Annat är det med skyltar. De är ett måste! Tänk vilken tid det skulle ta om du skulle vara tvungen att gå in i varenda gång och leta i hyllorna efter den lilla bakpulverburken, i stället för att bara läsa på de upphängda skyltarna och gå in där du läser BAKNING.

Precis lika mycket onödig tid går det åt för en läsare som måste ta sig igenom en text som inte har några underrubriker. Du vet hur du har organiserat innehållet – så underlätta för läsaren genom att skylta med tydliga underrubriker som talar om vad som står i varje avsnitt.

Skyltar och rubriker måste baseras på förståeliga kategorier

För att vara en hjälp måste både skyltar och rubriker bygga på att innehållet är indelat i logiska kategorier, kategorier som läsaren och kunden kan förstå. Det säger sig självt att vi skulle ha svårt att hitta i en affär där personalen har placerat varorna efter till exempel vilken veckodag de vanligen levereras. Likaså vore det förvirrande för oss om vi skulle hitta korv på mejeriavdelningen. Vi skulle kanske tolka in ett samband, till exempel att det vore en ost i form av en korv.

På samma sätt är det med texter: om innehållet (eller delar av innehållet) i ett avsnitt inte passar till rubriken kan läsarna lätt bli förvirrade och luras att göra felaktiga tolkningar.

Håll koll på förkunskaperna

Att vi snabbt hittar till exempel mjölken i en butik beror dock inte bara på skyltarna, utan även på vår förkunskap. Mjölken brukar helt enkelt stå längst in. (Det skulle jag också kunna diskutera, men det får nog bli i ett eget språkbrev.) Av samma skäl förstår vi att det är skylten MEJERI vi ska leta efter – det är ju en vanlig beteckning för den kategori av varor som mjölk tillhör.

Glöm inte bort det här med förkunskaper när du vänder dig till en bredare eller ny publik. Till exempel kan ju en rubrik som Disposition säga en hel del till någon som är van att läsa akademiska uppsatser. Men för en annan läsargrupp kan det vara på sin plats att i stället skriva Så här är rapporten upplagd.

Kunder passerar alltid kassan, men läsarna kan kassera texten

Det finns dock en stor skillnad mellan kunder och läsare: kunderna måste alltid passera kassan innan de lämnar butiken. De kan vara hur irriterade som helst, bara ha hittat hälften av det de sökte och fått nöja sig med alternativa varor, men måste ändå betala. Även den bristfällige affärsinnehavaren får sina pengar.

Så lyckligt lottad är du inte som skribent. Dina läsare kan nämligen lämna dig och texten långt tidigare, redan innan de hittar mjölken, så att säga.

Att läsare kasserar din text på grund av innehållet är en risk, men ändå förståeligt. Men följ mina råd och låt läsarna ge innehållet en chans – så att de inte kasserar texten för att de inte hittar vad de söker!

Sara Rösare, din personliga språkrådgivare