Skriva e-post – inte så lätt som du tror

Vilken texttyp tycker du är svårast att skriva? Troligen svarar du inte e-post på den här frågan. Det kan dock vara en bra idé att lägga lite extra tid på dina mejl, oavsett om du mejlar varje dag eller bara ibland. Annars är risken att ditt budskap inte når fram hela vägen. Här får du fem tips om e-postande som hjälper såväl den vane mejlknapparen som den som tycker att teknikutvecklingen gott kunde ha stannat vid skrivmaskinen.

1. Använd ämnesraden

De allra flesta är dåliga på att ringa in vad mejlet faktiskt handlar om i ämnesraden. Hej! eller (inget ämne) går här bort fullständigt. Skriv istället Sammanfattning av dagens verksamhetsmöte och planering inför nästa om det är det som mejlet innehåller. På så sätt underlättar du för din läsare, samtidigt som du ökar chansen att mejlet blir läst.

2. Skriv kort

Vi läser ett brev olika på skärm och på papper. Oftast behöver du inte skriva mer än några meningar för att budskapet ska gå fram. Och e-posttrådar fungerar ju så att tidigare meddelanden infogas i ditt svar och går att läsa i direkt anknytning till det nya.

3. Skriv korrekt

Lägg lite energi på att skriva fullständiga meningar och inte låta smileys stå för halva innehållet. Det gäller framför allt om du använder e-post i jobbet. Mediets direkthet gör att det är lätt att se e-post som en mindre formell variant av kommunikation, men det är inte riktigt sant. Genom att vara tydlig minskar du risken för missförstånd.

4. Använd mellanrubriker

Om du behöver skriva ett längre mejl emellanåt kan du underlätta för din läsare genom att disponera innehållet på ett tydligt sätt. För att göra en bra disposition behöver du själv ha koll på ditt ämne och lägga ner lite extra tid på texten. Men det är värt det i längden. Den tiden hade du säkerligen ändå fått lägga på att svara på frågor om innehållet.

5. Kolla inte inkorgen om du är trött

Föreställ dig nu denna situation: Du har precis kommit hem efter en lång dag och bestämmer dig för att ta en sista titt i inkorgen innan det är dags att stänga av hjärnan. Där hittar du ett meddelande som du inte ville ha, från en person som du redan mejlat fram och tillbaka med hela dagen. På din mobiltelefon knappar du in ett rappt svar, som blir ganska långt och innehåller få kompletta meningar och många versaler. Du trycker på Skicka, men det dröjer inte länge förrän du inser att det förmodligen var oöverlagt och kommer att uppfattas helt annorlunda när mottagaren läser det i morgon bitti.

Det sista rådet är alltså: Kolla inte inkorgen om du är trött! Vänta hellre till nästa dag, så att du kan skicka ett genomtänkt och välformulerat svar.