Skriva e-post – inte så lätt som du tror

Hur skriver man en tweet? Ett protokoll efter konstens alla regler? En doktorsavhandling? Ett e-brev? Den här månaden resonerar vi om vilken text som är svårast att skriva.

Vilken texttyp tycker du är svårast att skriva? Troligen svarar du inte e-brev på den här frågan. Oavsett om du använder e-post varje dag eller bara ibland, kan det dock vara en bra idé att då och då påminna dig om vad det är som särskiljer e-posten som medium och hur du anpassar din framställning för att nå fram med ditt budskap. Här får du fem tips om e-postande som hjälper såväl den vane mejlknapparen som den som tycker att teknikutvecklingen gott kunde ha stannat vid skrivmaskinen.

1. Använd ämnesraden

De allra flesta är dåliga på att underlätta för sin läsare genom att försöka ringa in vad e-brevet faktiskt handlar om i ämnesraden. Hej! eller (inget ämne) går här bort fullständigt. Skriv istället Sammanfattning av dagens verksamhetsmöte och planering inför nästa om det är det som e-brevet innehåller. Du ökar dina chanser att nå fram med ditt meddelande genom att utnyttja de funktioner som finns.

2. Skriv kort

Vi läser ett brev olika på skärm och på papper. Oftast behöver du inte skriva mer än några meningar för att budskapet ska gå fram. Och e-posttrådar fungerar ju så att tidigare meddelanden infogas i ditt svar och går att läsa i direkt anknytning till det nya.

3. Skriv korrekt

Framförallt om du använder e-post i jobbet är det klokt att lägga lite energi på att skriva fullständiga meningar och inte låta smileys stå för halva innehållet. Mediets direkthet gör att det är lätt att se det som en mindre formell variant av kommunikation, men det är inte riktigt sant. Genom att vara tydlig minskar du risken för missförstånd.

4. Använd mellanrubriker

Om du behöver skriva ett längre e-brev emellanåt kan du underlätta för din läsare genom att disponera innehållet på ett tydligt sätt. För att göra en bra disposition behöver du själv ha bra koll på ditt ämne och lägga ner lite extra tid på texten. Men det är värt det i längden. Den tiden hade du säkerligen ändå fått lägga på att svara på frågor om innehållet.

Föreställ dig nu denna situation: Du har precis kommit hem efter en lång dag och bestämmer dig för att ta en sista titt i inkorgen innan det är dags att stänga av hjärnan. Där hittar du ett meddelande som du inte ville ha från en person som du redan e-postat fram och tillbaka med hela dagen. På din mobiltelefon knappar du in ett rappt och välformulerat svar, som blir ganska långt men innehåller få kompletta meningar och många versaler. Du trycker på Skicka men det dröjer inte länge förrän du inser att det förmodligen var oöverlagt och kommer att uppfattas helt annorlunda när mottagaren i morgon bitti läser det som senast inkomna mejl. Det sista rådet är alltså:

5. Kolla inte inkorgen om du är trött

 

Språkbrev nr 10 2011