Skillnad på muntlig och skriftlig kommunikation

När vi talar förmedlar vi olika budskap, inte bara genom vad vi säger utan även med g ester, mimik, röstläge och tonfall. Olika forskare har lite olika beräkningar för hur stor del av den muntliga kommunikationen som är vad vi faktiskt säger. Men om vi sammanfattar och rundar av kan vi konstatera att mer än hälften av kommunikationen består av kroppsspråk. En lite mindre del består av hur vi säger något (tonfall, röststyrka, betoning och så vidare). Den allra minsta delen, ungefär 10 procent, består av vad vi faktiskt säger.

Tänk på hur du skriver

När vi skriver förmedlar vi våra budskap genom vad vi skriver men också genom hur vi skriver. Med mottagaranpassning, disposition, ordval, ton och så vidare påverkar du chansen att nå fram med ditt budskap. Tänk därför på hur du skriver, så att du utnyttjar kommunikationens möjligheter.

Nära till mottagaren i muntlig kommunikation

Det finns en viktig faktor som skiljer muntlig och skriftlig kommunikation, nämligen avståndet mellan sändare och mottagare. När du kommunicerar muntligt befinner du dig närmare mottagaren än när du kommunicerar i skrift. I telefon eller i ett möte kan du bedöma hur ditt budskap tas emot, eftersom mottagaren sänder ut signaler, med kroppsspråk och frågor. Chansen är större att ni kan reda ut missförstånd på en gång.

Misstagen svårare att rätta till i det skriftliga

I den skriftliga kommunikationen är missförstånd svårare att rätta till, och de kan bli dyrbara. Det tar längre tid innan sändaren får vetskap om missförstånd (om hen ens får veta). Om ett företag eller en myndighet som informerar via ett brevutskick riktar sig ofta till många mottagare. Om många av dem missförstår kan det bli krångligt och dyrt att rätta till.

Skriv rätt från början

Slutsatsen är därför att ju längre avstånd till mottagarna, och ju fler mottagare  desto viktigare att en text blir bra från början. Här kommer tre snabba tips:

  • Tänk på vem din mottagare är. Hur mycket vet hen om det du skriver och vad vill du att hen ska göra?
  • Börja med det viktigaste, det vill säga det som är viktigast för din mottagare.
  • Använd ett aktivt och modernt språk. Visa tydligt vem som gör vad i din text och använd ett enkelt och vårdat språk utan krångliga ord och konstruktioner.

När du är klar med din text är det också bra att låta någon annan läsa innan du skickar den. Lycka till!

Susanne Blomkvist, din personliga språkrådgivare

 

Språkbrevet nr 1 2014