Sju steg till bättre muntlig kommunikation

Ni känner igen det. I platsannonser står det att den sökande ska ”kunna uttrycka sig väl i tal och skrift”. Och man förstår varför tal nämns. Muntlig kommunikation är ju all kommunikations ursprung. Den personliga kontakten mellan två människor är det grundläggande sättet att kommunicera. I det personliga samtalet ser och hör jag direkt min samtalspartners reaktioner på det jag säger. Tyvärr kan vi inte alltid tala direkt med den vi vill nå och vikten av ett fungerande skriftspråk kan inte nog understrykas.

Inget vykort till nobelpristagarna

Vi producerar mängder av bra och viktiga PM, rapporter, artiklar, affärsdokument, mejl, brev, foldrar, annonser, projektbeskrivningar, twittringar och Facebook-inlägg. Men det verkar ändå vara så att när någonting är riktigt viktigt, så är det det talade språket som gäller. Kungen skickar inte vykort eller mejl till nobelpristagarna, trots att det lilla han säger till dem på Konserthusets scen lätt skulle få plats i en sådan skriven form. Nej, det viktiga är att han är där och talar med sin egen röst till pristagarna.

Inget e-brev för införsäljning

Likadant är det när ett företag eller en myndighet ska visa upp sin verksamhet på hög nivå. Då skickar man inte en broschyr och en bibba fina policyer eller hänvisar till informationen på sin hemsida. Nej, då kommer vd eller generaldirektören själv och talar, sufflerad av sina högst uppsatta och mest betrodda medarbetare.

När ett företag ska göra en riktigt viktig presentation, så e-postar man inte över dokumentation med uppmaning till kunden att titta själv. Nej, då finns företagsledningen på plats, väl förberedd, och talar vackert och länge för sitt företag, sin produkt eller tjänst. Allt annat skulle ses som oseriöst, udda och rentav förolämpande.

Kunskaperna inte alltid på topp

Men även om det talade ordet gäller när mycket står på spel, så står inte alltid den retoriska kunskapen på topp. Förmågan att uttrycka sig väl i tal och skrift handlar ofta bara om det skrivna språket. Det är synd. Alla organisationer, myndigheter och företag skulle vinna på att lägga mer tid och kraft på att utveckla medarbetarnas muntliga kommunikationsförmåga.

Det är ju trots allt inte bara i toppsammanhangen som en verbal förmåga behövs. Idag förväntas nästan alla medarbetare i olika yrkesgrupper kunna presentera en idé, ett resultat eller ett förslag på ett proffsigt sätt. Presentationsteknik är ordet för dagen.

Sju steg till bättre muntlig kommunikation – IIDEMAP

Låt mig därför ge tips om ett sätt att förbereda ett tal eller en presentation, som redan de gamla grekerna använde. Lägg initialförkortningen IIDEMAP på minnet:

nummer ett står för intellectio. Den här delen fanns inte med från början, utan är ett modernt tillägg. Det är i denna inledande fas som talaren analyserar ämnet och situationen och vilka hon eller han ska tala till, och definierar talets huvudsakliga syfte och budskap.

nummer två står för inventio. Talaren tänker ut eller hittar de argument eller fakta, som är bäst lämpade för talets syfte och som kan intressera lyssnarna.

D står för dispositio. Här ska talaren fundera ut den bästa och mest pedagogiska ordningen att presentera det stoff som ska ingå i talet – den bästa dispositionen.

E
 står för elocutio (ursprunget till engelskans ord eloquent = vältalig). Nu får talet den språkliga utformning som bäst passar syftet, ämnet och publiken. Talaren bestämmer vilken stilnivå talet bör ha och hur budskapet ska förstärkas med lämpliga stilfigurer som metaforer, retoriska frågor och alliterationer.

står för memoria. Talet ska läras in så att det kan framföras ledigt utan att talaren behöver titta i manus hela tiden.

är actio (latin för framförande). Talaren planerar sitt framträdande, vilket handlar om rörelse i rummet, gester och kontakt med publiken.

P står för pronuntiatio och handlar om hur talaren använder sin röst för att skapa intresse och uppmärksamhet hos publiken genom att variera röststyrka och tonläge, och särskilt betona vissa viktiga nyckelord eller budskap. Här kan det också ingå att öva på talet, gärna framför en spegel eller en lagom kritisk familjemedlem.

 

Mats Hydbom, din personliga språkrådgivare