Skapa ordning i dina presentationer

Har du en bra ordning på dina presentationer? Nej, jag menar inte om du har dem prydligt samlade i en mapp på datorn. Jag menar om du har en bra ordning på innehållet, att saker och ting kommer i en bra följd när du presenterar något. Ordningen på materialet kan nämligen vara skillnaden på att nå fram till lyssnarna – och att inte göra det.

Ordningen i en presentation ska bidra till att göra det så lätt som möjligt för lyssnaren att ta till sig informationen och budskapen. Det uppnår du genom att välja en ordning som passar din presentations syfte och innehåll.

Det fungerar alltså inte att strukturera alla dina presentationer på samma vis. En argumenterande presentation där någon ska övertygas kan inte ha samma ordning som en presentation som ska beskriva en process eller händelse. Det är därför en säljpitch av en produkt ofta struktureras på ett helt annat sätt än en genomgång av ett budgetutfall.

Olika modeller för presentationens ordning

Så, vilken ordning passar bäst för just din presentation? Här kommer tips på några modeller som du kan följa eller inspireras av.

Enkelt är ofta bra

En enkel modell är: ”Säg vad du tänker säga. Säg det. Säg vad du har sagt.” Det kan kanske låta lite väl förenklat, men modellen är effektiv. Du bygger alltså upp presentationen av en inledning, en mitt och en avslutning:

  • Inledningen ska presentera ämnet och väcka intresse och förväntan.
  • Mittendelen ska kommunicera själva huvudbudskapet.
  • Avslutningen ska sammanfatta, repetera och trumma in huvudbudskapet.
    .

Den här modellen passar bra för de flesta presentationer.

Sex fiffiga frågor

En annan modell är att svara på de här frågorna:

  • Vem?
  • Vad?
  • När?
  • Var?
  • Varför?
  • Hur?
    .

Idén är enkel: du ställer frågorna och besvarar dem. Den här modellen funkar bra när du ska beskriva en händelse eller en situation.

Alla sex frågorna behöver inte vara med, utan det är innehållet som styr vilka som behövs. Du kan även kasta om frågorna, så att de besvaras i den ordning som bäst passar innehållet och syftet med presentationen.

Tiden som tema

En modell utgår från tiden genom att ha ett kronologiskt upplägg: I går – i dag – i morgon. Den här modellen kräver kanske inte någon längre förklaring. Du beskriver ett förlopp i tidsordning, helt enkelt. Hur har det varit? Hur är det nu? I den sista delen förutspår eller föreslår du vad som ska hända i framtiden.

Denna modell lämpar sig väl för presentationer av en process eller ett skeende.

Fyra p:n

En modell bygger på fyra p:n:

  • position
  • problem
  • possibilities
  • proposal.
    .

Här är tanken att du berättar om nuläget, beskriver vilka problem som finns, presenterar olika tänkbara möjligheter och slutligen kommer du med ett förslag till lösning.

Man kan säga att denna modell är lösningsinriktad. Den passar därför bra när du till exempel ska presentera en idé, ett projekt eller sälja in ett konsultuppdrag.

Retorik enligt ”de gamla grekerna”

En modell bygger på klassisk retorik och användes redan av Aristoteles. Den passar särskilt bra för argumenterande presentationer (eller tal som det hette innan någon upptäckte Powerpoint).

Modellen ser ut så här:

  • Inledning
  • Berättelse
  • Förslag, tes
  • Argument
  • Avslutning
    .

I inledningen ska du presentera vad du ska tala om och skapa intresse och uppmärksamhet. (Det kan du göra genom att börja med någonting oväntat, fyndigt eller motsägelsefullt.) I berättelsen ger du en bakgrund till det du ska säga. Sedan kommer det som kallas förslag eller tes. Där presenterar du ditt huvudbudskap. Under argument stöder du ditt huvudbudskap. I avslutningen avrundar du genom att sammanfatta, repetera och lämna lyssnarna med rätt känsla.

Ett varningens ord här. Visst är den klassiska modellen bra, men den är inte modern. I dag är inte lyssnarna så tålmodiga som de kanske var under antiken, så du kan inte vänta till den tredje punkten med att presentera ditt huvudbudskap. Det bör du lyfta fram redan i inledningen. Visa tydligt vad du vill ha sagt och varför lyssnarna ska bry sig om det, så att de tidigt känner ”what’s in it for them”!

Tänk på flödet mellan de olika delarna

Inom ramen för de här modellerna kan det vara bra att tänka på ett par saker för att skapa ett logiskt och pedagogiskt flöde i presentationen. Fundera på vad en del av presentationen kan ge upphov till för frågor hos lyssnaren – och se till att du svarar på frågorna i efterföljande delar. Ta också hänsyn till hur olika delar av presentationen förutsätter varandra. Fråga dig själv: För att lyssnarna ska kunna ta till sig denna del av presentationen, vad måste de då redan ha hört, förstått och accepterat?

Varje del av presentationen ska också ha sin ordning

Det är förstås också viktigt att varje enskild del av en presentation har en bra och tydlig ordning. Här kan den så kallade 3S‑modellen ofta fungera bra: state, support och summarize (ungefär säg, stöd och sammanfatta på svenska).

  1. Slå fast vad det handlar om genom ett påstående (som en sorts muntlig rubrik).
  2. Ta upp punkter som utvecklar, fördjupar och stöder påståendet.
  3. Sammanfatta det viktigaste.
    .

Lycka till med att skapa ordning i dina presentationer!