Mötesteknik – när vi samlas för att kommunicera

På arbetsplatser har vi ofta möten. Möten för att informera, planera, besluta, stämma av, samla in idéer och förslag, samråda, återkoppla, utbilda och utbyta erfarenheter. Ibland en sak i taget, ibland det mesta på en gång. Möten kan vara ett otroligt effektivt sätt att komma framåt i arbetet. Men det kan också vara ett arbetssätt som kostar mycket mer än det smakar – både i pengar, arbetskraft och sociala relationer. Den här gången handlar språkbrevet om hur vi kan använda språket i vår mötesteknik och få våra möten mer effektiva.

Planera och informera före mötet

När vi skriver en text har vi ett syfte och tänkta mottagare. Om vi noga tänker igenom vilket syfte vi har och vilka vi riktar oss till blir vår text bättre. Detsamma gäller faktiskt för möten på jobbet! Om du väljer mötesdeltagarna med omsorg och är tydlig med mötets syfte får du en effektivare kommunikation, och alltså ett mer kostnadseffektivt möte.

För att mötet ska vara effektivt behöver du också se till att mötesdeltagarna kommer till mötet väl förberedda. Det kan du åstadkomma med en informativ kallelse och en tydlig agenda. Glöm inte att redan när du kallar till mötet tala om vad mötet ska handla om och vad du förväntar dig att mötesdeltagarna ska bidra med. Kanske är det något de ska läsa på inför mötet?

Dirigera och dokumentera mötet

Att vara mötesordförande innebär ofta att presentera punkterna på agendan. Håll dessa små muntliga presentationer korta, men var noga med att förväntningarna på mötet framgår tydligt. Tala uttryckligen om ifall du vill att mötesdeltagarna ska komma med idéer, återkoppla, utbyta åsikter, fatta ett beslut eller något annat. Ta också ordförandens roll som den som fördelar ordet på allvar. Berätta när det är dags för öppen diskussion, och när det är tid för ordnad debatt där en person i taget har ordet.

Ge mötessekreteraren en central roll. Innan mötet går över till nästa punkt på agendan kan sekreteraren ge en summering av punkten. På det sättet minskar risken för missförstånd och sekreteraren får en chans att komplettera sina uppgifter. Skriv också gärna informativa diskussionsprotokoll. Det är ett bra sätt att påminna alla om vad som hände under det förra mötet, men ger dig även en möjlighet att informera fler än dem som behöver delta på mötet.

När mötesdeltagarna inte är sams

Mötesordföranden har ett stort ansvar för att behålla ordningen på ett möte. Ta fram den bestämda rösten och det vänliga tilltalet. Var korrekt, men hjälp gärna mötesdeltagarna att inte tappa ansiktet. Det kan också vara bra att ta till facktermer som yrkande, replik och kontrareplik, talarlista, reservation, streck i debatten, sluten omröstning, bordlägga och ajournera.

Om stämningen blir otrevlig och mötet urartar gäller det att välja sina ord väl. Undvik härskartekniker och välj ett korrekt språk och en formell ton. Inga ”lilla gumman” eller ”vänligen” alltså, utan snarare ”Anna har begärt ordet” och ”vi har två förslag, vilka anser att …”. Tänk också på att ditt kroppsspråk har ännu större betydelse i upprörda situationer. Släpp ner axlarna, slappna av i ansiktsmusklerna, och glöm inte att andas normalt.

Våra hjärnor vill ha roligt!

Vi människor är som mest produktiva när våra hjärnor har roligt. Det betyder att ditt möte blir mer kostnadseffektivt om mötesdeltagarna får använda sina hjärnor och vara aktiva och engagerade. Vilket i sin tur innebär att det finns mycket att tjäna på bra inlägg – i så väl pengar som engagemang. Välplanerade muntliga presentationer och välstrukturerade möten betalar sig alltså ganska snabbt!

 

Språkbrev nr 8 2010