Språkbrevet nr 6, 2017

Mallar som du kan vara mallig över

De flesta arbetsplatser har idag mallar för olika texter som företaget producerar regelbundet. De kan vara till fantastisk hjälp, men de kan också vara hopplöst förlegade och bidra till att cementera ett ålderdomligt uttryckssätt som inte alls stämmer med företagets språkliga profil. I det här språkbrevet ger jag tips för hur ett bra mallarbete kan läggas upp.

Mallar är bra eftersom de sparar tid och skribenterna slipper uppfinna texten på nytt varje gång. De gör också att rösten i texterna blir enhetlig och konsekvent. Företagets varumärke lyser igenom när mallarna är välgjorda och skrivna utifrån organisationens språkliga profil.

Mallar kan vara mer eller mindre kompletta – vissa är bara att skriva under eller datera så är de färdiga texter, medan andra kräver att skribenten plockar bort irrelevant information och redigerar i den text som ska vara kvar. Oavsett hur mallarna ser ut finns det några knep du kan ta till för att de ska bli mer effektiva.

Ta fram funktionella mallar

På vissa arbetsplatser finns det en hel uppsjö icke-officiella mallar som någon enskild avdelning, arbetsgrupp eller skribent har tagit fram för att underlätta sin arbetsvardag. Det är nästan alltid ett tecken på att organisationen saknar funktionella mallar som täcker in alla behov. Vi brukar då rekommendera en kartläggning av behovet och de mallar som finns, för att sedan inleda ett arbete med att ta fram nya mallar för de områden som saknar mallar.

Samarbeta med sakkunniga

Även om en kartläggning ger en bra överblick över vilket behov som finns bör du alltid ta in sakkunniga. Bra mallar arbetas fram i samarbete med dem som kan området. De vet vad texternas mottagare behöver och vad de brukar fråga efter. Ofta är det kontaktcentret, supporten eller kundtjänsten som sitter på massor av kunskap om de vanligaste begriplighetsproblemen i texter som skrivs på företaget. Ett nära samarbete med sådana personer ökar chansen att mallarna blir funktionella.

Användartesta mallarna

För att vara säker på att mallarna fungerar ska du låta användartesta dem. Det är aldrig bortkastat. Du behöver låta två grupper testa mallarna: de som ska använda mallarna och de som ska läsa och förstå texterna som genereras via mallarna. Däremot kanske det inte är nödvändigt att göra omfattande tester av alla mallar. Redan tre testpersoner hittar så mycket som 75 procent av alla missar. Därför har du mycket att vinna på att kvalitetstesta mallarna, även om testet blir av det enklare slaget.

Förankra och utbilda

När du är färdig med mallarna ska du inte glömma att tala om för dina kollegor att de finns. Se till att kommunicera det i alla kanaler, och kom ihåg att berätta om syftet med mallarna och var man hittar dem. De som ska använda mallarna behöver förstå vitsen med dem och veta hur de bäst använder dem. Eventuellt kan du satsa på en utbildning om mallarna också, i alla fall om ni har många olika mallar för olika ändamål.

Var också noga med att påpeka att mallar är ett slags halvfabrikat, och att de som använder dem nästan aldrig kan räkna med att texten är fixad och klar bara för att de använder en mall. Mallarna byggs ju upp av olika standardfraser eller standardstycken som ska användas i normalfallet, om det är aktuellt. Men de flesta ärenden avviker i olika utsträckning från normalfallet och mallarna blir därmed hopplöst förfelade om de används utan eftertanke. Uppmuntra därför skribenterna att alltid anpassa mallen för det enskilda fallet, så att läsaren enkelt kan ta till sig texten.
Helena Englund Hjalmarsson, din personliga språkrådgivare

Back to top