Mallar gör det lättare att skriva begripligt

Ni har säkert mallar för olika texttyper på din arbetsplats. Om ni inte har det ska du läsa det här inlägget extra noga, eftersom det innehåller tips om just mallar. Jag tänker nu på mallar som innehåller formatmallar för hur olika delar av texten ska se ut, till exempel rubriker och textstycken.

Det finns olika slags mallar:

  • sådana som innehåller text som ska vara med i till exempel ett beslut
  • sådana som främst hjälper skribenterna med formgivningen av exempelvis en rapport.
    .

Det är lätt att uppfatta den senare sorten som onödig, och kanske inte så viktig att använda. Inget kunde vara mer fel. Hur texten ser ut och hur den är strukturerad spelar stor roll för hur tillgänglig och begriplig den blir.

Det finns alltså goda skäl att ha bra mallar, så lägg lite krut på dem. Det arbetet får du igen varje gång någon använder dem – och varje gång någon läser organisationens texter.

Därför ska organisationen använda mallar

En bra mall kan göra det lättare att skriva

  • tillgängligt – texten blir lätt att läsa
  • begripligt – texten blir lätt att förstå
  • effektivt – både skribenten och mottagaren av texten sparar tid.

Texten blir lätt att läsa

Formgivningen spelar stor roll för hur lätt en text är att läsa. Det är lättare att läsa en text som inte är så kompakt, utan lätt för ögat att ta sig igenom. En bra mall ger den hjälpen, så att skribenten kan koncentrera sig på innehållet och språket.

En bra mall ger texten en tydlig och luftig layout genom att de olika delarna i texten blir tydligt grafiskt markerade. Det handlar om huvudrubrik, ingress, underrubriker och brödtext. Mallen ska därför vara utformad så att

  • det finns luft mellan styckena
  • raderna är lagom långa
  • typsnittet är tillräckligt stort och läsbart
  • det är tillräckliga radavstånd
  • strukturen signaleras tydligt, till exempel genom grafiskt markerade ingresser och mellanrubriker.

Texten blir lätt att förstå

En text ska vara lätt att förstå för den läsare som behöver göra något eller fatta beslut med hjälp av texten. När det gäller begriplighet hjälper det långt att ha en tydlig struktur i texten även innehållsmässigt. Se därför till att organisationens mallar har formatmallar som hjälper skribenterna med det.

En text blir till exempel lättare att förstå om det finns

  • en huvudrubrik som tydligt beskriver och avgränsar innehållet
  • en ingress som sammanfattar innehållet
  • tydliga mellanrubriker som sammanfattar varje avsnitt.

Både skribenten och mottagaren av texten sparar tid

När organisationen har bra mallar som hjälper skribenterna att skapa en tydlig och tillgänglig layout och en begriplig struktur, så sparar både skribenterna och läsarna tid. Varje gång som skribenterna slipper fundera över hur en mellanrubrik ska se ut eller hur långt avstånd det ska vara mellan rubriken och stycket efter sparar de lite tid – och lite frustration. Varje gång de skriver en text är ju en stor del av jobbet redan gjort.

Kom ihåg att utbilda skribenterna

Glöm inte bort den viktiga utbildningen när du har tagit fram nya mallar, eller uppdaterat de gamla. Mallarna gör ingen nytta om skribenterna inte vet att och hur de ska använda dem.

Susanne Blomkvist, din person­liga språkrådgivare