Lägg ett bra pussel för din läsare

Är du en av dem som gillar att lägga pussel när du är ledig? Har du tänkt på lik­het­erna med att arbeta med text? Både pussel­bitar och texter kan se helt olika ut, men ändå vara helt per­fekta på just sin unika plats. Och för att få ett bra resul­tat måste du all­tid tänka på kontexten.

Kontexten är det som finns runt omkring texten. Det är först när du har koll på kon­texten som du vet om texten är bra. Ingen skulle väl komma på att fråga Passar den här pussel­biten? utan att ens titta på resten av pusslet?

Fyra praktiska tips för samman­­hängande kommuni­k­ation

I det här Språkbrevet får du några praktiska tips. För kom ihåg att det är du som ska lägga pusslet. Läsarna ska slippa den ut­maningen, de ska bara se resul­tatet: en bild som hänger ihop och skapar en hel­het.

Vilken bit passar var? Rätt informa­tion på rätt ställe!

Tänk dig att du ska skriva ett mejl till dina kunder. Du vill få dem att logga in på er webb­plats för att fylla i vissa upp­gifter. Hur vet du vilken informa­tion just ditt mejl ska inne­hålla? Jo, titta på resten av pusslet, och fyll i det som saknas!

Ta till exempel reda på om läsaren redan har fått mejl från din organisa­tion – kolla vad ni skrev då och upp­repa inget i onödan. Ta dig även tid att läsa på inlogg­nings­sidan som du hän­visar till. Där står det troligen hur man loggar in och för­hopp­nings­vis är det sedan lätt att hitta rätt. Då behöver du inte ha de instruk­tionerna i ditt mejl. Alltså: Bort med allt om vilka e‑legitimationer som fungerar och vilken meny kunden ska klicka på i in­loggat läge. Lägg i stället allt ditt krut på att moti­vera läsaren att göra det du vill.

Orden måste passa in i mönst­ret

När du har valt ut rätt inne­håll, så var upp­märk­sam på ordvalet. Vilka ord och termer an­vänder ni i resten av ert kommuni­kations­pussel? Säger ni elekt­ronisk blan­kett eller e‑formulär? Råd­givning eller konsulta­tion? Med­arbet­are eller an­ställda, för­sändelse eller brev, rikt­linjer eller policyer?

Välj de ord som ni brukar an­vända. Orden bildar mönster och röda trådar, som hjälper läsaren att förstå vad du menar. De är som motivet på pusslet. För­virra inte dina läsare genom att bryta dessa mönster. Det är sär­skilt viktigt när de inte är lika in­satta i ämnet som du – vilket nog är ganska ofta.

Tänk på hel­hets­bilden – anpassa till­talet och tonen

Se också över tonen i din text, ”färgen” på pussel­biten. Passar den in i hel­heten och på den här platsen i pusslet? Tänk till exempel på hur for­mella eller in­formella ni brukar vara i er kommuni­kation med kunder, och välj samma ton nu. Låt läsaren känna igen er röst!

I mejl kan du också se till att inte skriva om dina läsare i tredje person, utan hellre till­tala dem direkt. Det kanske står i andra dokument att ”kunden”, ”med­borgaren” eller ”brukaren” kan göra si eller så, men i ett mejl passar det tro­ligen bättre att skriva ”du”.

Får du inte ihop pusslet? Starta ett lång­siktigt arbete!

När du börjar titta på kon­texten kan du upp­täcka in­konse­kvenser; resten av er kommuni­kation kanske inte är så en­het­lig att det finns ett mönster att följa. I så fall behöver ni nog tyd­ligare rikt­linjer för språket. Då är du varmt väl­kommen att kontakta oss på Språkkonsulterna så hjälper vi till. Vi kan till exempel ta fram en språk­lig profil för er organi­sation och kommer gärna och ut­bildar dig och dina kollegor.

Sara Rösare, din personliga skriv­råd­givare