Kommunernas språk – både bra och dåligt

En medborgare pratar kanske inte direkt med sin kommun så många gånger i livet, men när de tar kontakt så gäller det ofta viktiga saker som barnomsorg, bygglov eller rätten till äldrevård. Kommunen är den myndighet som egentligen står oss närmast. Många svenskar har aldrig direkt kontakt med Kronofogden, Arbetsförmedlingen eller Migrationsverket, men alla bor i någon av Sveriges 290 kommuner, och kommunens beslut och agerande påverkar medborgarnas liv.

Kommunen talar med olika röster

Det är ingen lätt uppgift att tala med en röst. I dag har många kommuner riktlinjer för hur de ska kommunicera och uppfattas. Språket och ”rösten” på kommunens webbplats, i broschyrer eller i pressmeddelanden är visserligen alltså professionellt mottagaranpassad. I sociala medier kan rösten rentav vara personlig, lite som att snacka med en kompis. I dessa kanaler har oftast professionella skribenter från kommunikationsavdelningen formulerat meddelandena. Men hur låter kommunens röst i ett bygglovsbeslut? Förmodligen annorlunda.

Interna processer och beslutsvägar syns i språket

Kommunen har två svårkombinerade uppdrag – myndighetsutövning och att ge sina invånare service och hjälp. Det blir särskilt påtagligt när en medborgare samma dag möts av olika budskap::

  • ett trevligt och personligt Hej, din son har fått plats på förskolan Gullvivan från barn-och utbildningsförvaltningen
  • ett krångligt juridiskt Om det olovligt utförda ej undanröjs innan det tas upp i stadsbyggnadsnämnden… från stadsbyggnadskontoret.

 

Beslut som berör enskilda medborgare kan passera många olika handläggare, experter och förvaltningar inom kommunen. Texten färgas då förstås av det kommunala fackspråket och jargongen. Sedan skickas beslutet till medborgaren i sin originallydelse utan att någon anpassar språket efter mottagarens behov och förkunskaper.

Texter lämnar kommunhuset utan att passera ”Gå”

Någonstans på vägen glöms mottagaranpassningen och det goda bemötandet bort. Det kommunala fackspråket tar över och får genomslag där det inte hör hemma. Kommunerna präglas av sitt interna arbetssätt och av en kultur och historia som sitter i väggarna. Problemet uppstår när texter omärkligt tar steget från att vara interna arbetsdokument till att bli kommunikationen med invånarna. Då lever kommunen inte upp till att kommuninvånarna ska uppleva att de blir bemötta och tilltalade på samma sätt oavsett var i organisationen deras ärende hamnar.

Hur kan kommunen tala mera samstämt till kommuninvånarna?

Att tala med en röst är inte lätt när man har ett så brett uppdrag som en kommun. Det blir inte lättare av att olika förvaltningar kan ha olika traditioner. Man kan visserligen vara mer noga med att se över och anpassa texter som lämnar kommunhuset, men det allra bästa och mest ändamålsenliga är förstås att skriva tydliga texter redan från början. Då blir det interna arbetet mer effektivt och risken för att en kommuninvånare ska nås av knepiga beslut och andra kommunspråkliga texter blir mindre.

Rent praktiskt behövs rejält med hjälpmedel och stöd till dem som skriver. Ge kommunens medarbetare utbildning, ge dem mallar och förlagor så att de skriver enkelt och tydligt, och med en disposition som är logisk och förståelig ur medborgarens perspektiv. Och bestäm att varje gång ett beslut, ett brev, ett mejl eller någon annan kommunikation med medborgarna lämnar kommunhuset, så ska det vara skrivet för den personen.

Mats Hydbom, din personliga språkrådgivare

Podd om kommunernas språk

Lyssna på Mats Hydbom och Anki Mattson i Språkpodden. Där kan du lära dig praktiska grepp för att förbättra kommuninformationen.