Hälsnings- och avskedsfraser i mejl

I dag jobbar de allra flesta på en arbetsplats där de förväntas kommunicera via e-post. Vi får ofta frågor om hur man ska uttrycka sig i e-brev. Mestadels handlar frågorna om hur man ska formulera sig för att framstå som artig och vänlig men ändå professionell. Ofta är det hälsnings- och avskedsfrasen som frågeställarna funderar på.

Har din arbetsplats riktlinjer för e-brev?

Undersök först och främst om det finns några riktlinjer för e-brev på just din arbetsplats. Fler och fler företag och myndigheter upptäcker fördelen med att ha riktlinjer för det skrivna språket så att kunder och klienter möts av ett enhetligt och genomtänkt språkbruk, oavsett vem av medarbetarna de har kontakt med.

På en föreläsning berättade en gång en företrädare för en svensk myndighet att de upprättat riktlinjer för sin e-postkommunikation sedan det visade sig att deras handläggare uttryckte sig väldigt olika gentemot kunderna i sina e-brev. Vid en genomgång hittade de exempel på e-brev som började med allt från Ärade kund till Tjenixen.

Om din arbetsplats saknar riktlinjer för e-brev så kommer här några generella tips för hur du inleder och avslutar e-postmeddelanden på ett bra sätt.

Börja med ett hej

Börja alltid ditt e-brev med Hej följt av mottagarens namn samt utropstecken, till exempel Hej Eva!. Eftersom e-post kan användas till massutskick och andra typer av opersonlig kommunikation är det bra att använda mottagarens namn för att markera att det är personligt. Dessutom ger det ett trevligt intryck; mottagaren känner sig sedd.

Ett utropstecken fungerar alltid i hälsningsfrasen. Punkt kan verka alltför nedtonat, nästan oengagerat, och kommatecken kan ge intryck av att du har väldigt bråttom att komma till sak och knappt har tid att hälsa.

Om mottagaren svarar och det hela utvecklar sig till en mejlväxling i flera turer kan det kännas tjatigt att fortsätta att upprepa namnet. Då räcker det med Hej! eller kanske – vilket jag själv är förtjust i Hej igen!. Det fungerar också bra om du redan har skickat ett e-brev och sedan till exempel kommer på att du måste komplettera med ytterligare information i ett nytt meddelande innan mottagaren hunnit svara.

Med vänliga hälsningar, många hälsningar eller mvh

Så till avskedsfrasen: I e-brev som vi får på jobbet är nog de vanligaste avskedsfraserna Med vänliga hälsningar, Med vänlig hälsning eller Vänliga hälsningar. Alla varianterna fungerar jättebra i professionella e-brev. Om du har haft mycket kontakt med någon som du ändå inte riktigt känner, fungerar Många hälsningar. Allra sist skriver du under med både för- och efternamn.

Vi vill avråda från att förkorta Med vänliga hälsningar och skriva Mvh. Många uppfattar det som nonchalant – som om avsändaren helt enkelt inte orkar eller vill ta sig tid att skriva ut hela frasen.

Att lägga undan fraserna

I början av en mejlkonversation kan du avsluta med Vänliga hälsningar, för att efter en stunds växlande övergå till Hälsningar. Här kanske du även lägger bort efternamnet i underskriften.

Om mejlväxlingen är lång och snabb och kanske dessutom består av korta meddelanden kan det kännas naturligt att avsluta med snedstreck följt av namnet, till exempel /Helena. Och till slut vill man kanske lägga bort både hälsnings- och avskedsfraserna helt. Det går naturligtvis bra, men tänk efter vem som ska ta första steget. Du vill ju inte bli uppfattad som otrevlig. I jobbsammanhang är det ju faktiskt oftast bättre att verka överdrivet artig än nonchalant och oartig.

 

Språkbrevet nr 3 2014