Språkbrevet, november 2017

Nya GDPR kräver klart och tydligt språk. Så här fixar du organis­ationens texter!

”Öppenhets­principen kräver att all information som riktar sig till allmänheten eller till registrerade är kort­fattad, lätt­åtkomlig och lätt­begriplig samt utformad på ett tydligt och enkelt språk …”

Så står det i förordningstexten bakom den nya data­skydds­förordningen, GDPR. Det är en av sju meningar i förordningstexten som dikterar att informationen och kommun­ikationen om person­uppgifter ska vara lättill­gänglig, lätt­begriplig, klar och tydlig. Är din organisation redo för den nya lagen?

Lägg krut på både den interna och externa kommunikationen

Vi på Språkkonsulterna välkomnar såklart upp­maningen till klar och tydlig kommunikation – det är ju det vi brinner för!

Men medan förordningstexten bara talar om kommun­ikationen till kunderna vill vi också slå ett slag för den interna kommuni­kationen på företaget. Data­portering, person­uppgifts­biträde och krypterade lagrings­platser är begrepp och företeelser som förmodligen är ren rappakalja för många med­arbetare. Se till att även de får den information de behöver på ett enkelt och begripligt sätt.

Och inte minst – ge rätt stöd till de som kommer att arbeta med person­uppgifterna i praktiken. Se till att beskriva ansvars­områden och processer tydligt. Om något går fel kan sanktions­avgifterna bli skyhöga. Låt inte ett krångligt språk sätta er i knipa.

Fyra konkreta tips inför textarbetet

Hur ska du då gå till väga för att göra texterna lätt­begripliga, klara och tydliga? Här är några av våra tips:

1. Utgå ifrån att läsarnas kunskaper är begränsade
Räkna inte med att läsarna vet vad tekniska termer betyder, eller att de vet hur GDPR definierar person­uppgifter. De kanske inte ens vet vad GDPR är för något! Ge grund­läggande information!

2. Återanvänd inte förordningstexten
Det kan vara frestande att klistra in förordnings­texten direkt i organis­ationens texter för att täcka in alla villkor och undantag. Det är en dålig idé. Om du gör det kommer du utan tvekan att bryta mot kravet att informera på ett tydligt sätt. Lagtexter är – tyvärr – inte till­räckligt anpassade för den breda allmänheten.

3. Testa kommunikationen på läsarna
Du vet inte om du kan simma förrän du är i vattnet, och du vet inte om en text fungerar förrän du har testat den. Låt läsare med olika för­kunskaper läsa texterna och lämna syn­punkter. Ställ frågor om innehållet och se till att de kan besvara dem med hjälp av dina texter.

4. Ta hjälp av experter
Vet du vad som gör en text begriplig, tydlig och enkel? Om inte, se till att ta hjälp av en expert. Om du vill veta vad vi på Språkkonsulterna kan hjälpa dig med, ring 08‑650 47 40, eller mejla din förfrågan till info@sprakkonsulterna.se. Skriv gärna GDPR‑texter i ämnesraden.

Hanna Sjöström, din personliga språkrådgivare

Back to top