Språkbrevet nr 1, januari 2018

Lägg ett bra pussel för din läsare

Är du en av dem som gillar att lägga pussel när du är ledig? Har du tänkt på lik­het­erna med att arbeta med text? Både pussel­bitar och texter kan se helt olika ut, men ändå vara helt per­fekta på just sin unika plats. Och för att få ett bra resul­tat måste du all­tid tänka på kontexten.

Kontexten är det som finns runt omkring texten. Det är först när du har koll på kon­texten som du vet om texten är bra. Ingen skulle väl komma på att fråga ”Passar den här pussel­biten?” utan att ens titta på resten av pusslet?

Fyra praktiska tips för samman­­hängande kommuni­k­ation

I det här Språkbrevet får du några praktiska tips. För kom ihåg att det är du som ska lägga pusslet. Läsarna ska slippa den ut­maningen, de ska bara se resul­tatet: en bild som hänger ihop och skapar en hel­het.

Vilken bit passar var? Rätt informa­tion på rätt ställe!

Tänk dig att du ska skriva ett mejl till dina kunder. Du vill få dem att logga in på er webb­plats för att fylla i vissa upp­gifter. Hur vet du vilken informa­tion just ditt mejl ska inne­hålla? Jo, titta på resten av pusslet, och fyll i det som saknas!

Ta till exempel reda på om läsaren redan har fått mejl från din organisa­tion – kolla vad ni skrev då och upp­repa inget i onödan. Ta dig även tid att läsa på inlogg­nings­sidan som du hän­visar till. Där står det troligen hur man loggar in och för­hopp­nings­vis är det sedan lätt att hitta rätt. Då behöver du inte ha de instruk­tionerna i ditt mejl. Alltså: Bort med allt om vilka e‑legitimationer som fungerar och vilken meny kunden ska klicka på i in­loggat läge. Lägg i stället allt ditt krut på att moti­vera läsaren att göra det du vill.

Orden måste passa in i mönst­ret

När du har valt ut rätt inne­håll, så var upp­märk­sam på ordvalet. Vilka ord och termer an­vänder ni i resten av ert kommuni­kations­pussel? Säger ni elekt­ronisk blan­kett eller e‑formulär? Råd­givning eller konsulta­tion? Med­arbet­are eller an­ställda, för­sändelse eller brev, rikt­linjer eller policyer?

Välj de ord som ni brukar an­vända. Orden bildar mönster och röda trådar, som hjälper läsaren att förstå vad du menar. De är som motivet på pusslet. För­virra inte dina läsare genom att bryta dessa mönster. Det är sär­skilt viktigt när de inte är lika in­satta i ämnet som du – vilket nog är ganska ofta.

Tänk på hel­hets­bilden – anpassa till­talet och tonen

Se också över tonen i din text, ”färgen” på pussel­biten. Passar den in i hel­heten och på den här platsen i pusslet? Tänk till exempel på hur for­mella eller in­formella ni brukar vara i er kommuni­kation med kunder, och välj samma ton nu. Låt läsaren känna igen er röst!

I mejl kan du också se till att inte skriva om dina läsare i tredje person, utan hellre till­tala dem direkt. Det kanske står i andra dokument att ”kunden”, ”med­borgaren” eller ”brukaren” kan göra si eller så, men i ett mejl passar det tro­ligen bättre att skriva ”du”.

Får du inte ihop pusslet? Starta ett lång­siktigt arbete!

När du börjar titta på kon­texten kan du upp­täcka in­konse­kvenser; resten av er kommuni­kation kanske inte är så en­het­lig att det finns ett mönster att följa. I så fall behöver ni nog tyd­ligare rikt­linjer för språket. Då är du varmt väl­kommen att kontakta oss på Språkkonsulterna så hjälper vi till. Vi kan till exempel ta fram en språk­lig profil för er organi­sation och kommer gärna och ut­bildar dig och dina kollegor.

Sara Rösare, din personliga skriv­råd­givare

Back to top