Formulera ett tydligt autosvar inför semestern

För många språkbrevsläsare är det snart semester. Några veckor av avkoppling väntar – och kanske nya intryck och rentav lite äventyr. Det bästa för hälsa och återhämtning är att koppla bort jobbet helt och tänka på annat. Det har vi alla hört många gånger. Men det kan vara lättare sagt än gjort. Öka chanserna genom att förbereda dig väl inför din frånvaro.

Formulera ett tydligt frånvaromeddelande

Inkorgen fortsätter att fyllas på, även när du är borta. Men låt inte det få störa semesterlugnet. Med ett tydligt automatiskt svar får de som hör av sig klart besked så att du kan tänka på annat.

Utforma ditt frånvaromeddelande med stöd av den vanliga skrivprocessen: tänk, skriv och bearbeta.

Tänk: Vad vill dina läsare? Vad vill du att de ska göra?

Tänk dig in i läsarnas situation. Troligen behöver de bara veta att du inte är i tjänst. Och när du är tillbaka. Skriv gärna ut årtalet, inte bara månad och dag:

Jag har semester och är tillbaka på jobbet den 8 augusti 2022.

Kanske har du kollegor som arbetar under din semester? Om de kan hjälpa till i din frånvaro, hänvisa till dem med kontaktuppgifter:

Om du behöver hjälp tidigare, kontakta min kollega förnamn.efternamn@organisation.se.

Skriv: Gör det lätt att hitta den viktiga informationen

Krångla inte till det. Skriv direkt i frånvaromeddelandet när du är tillbaka. Det är nog det viktigaste för de flesta av dina läsare.  Vanligtvis brukar jag rekommendera att ha en signatur i alla mejl, med kontaktuppgifter. Men i frånvaromeddelanden fyller signaturen inget syfte. Du är ju inte där. Vill du lämna öppet för att du kanske läser mejl under semestern? Det är kanske inte så klokt för återhämtningens och avkopplingens skull, men kanske nödvändigt. Formulera något som skapar förståelse för att du inte kommer att svara alla som skriver till dig:

Jag läser mejl sporadiskt under semestern. Jag återkommer till dig om ditt ärende inte kan vänta tills jag är tillbaka på jobbet.

Har du internationella kontakter? Skriv samma autosvar på ett lämpligt annat språk, eller flera. Lägg meddelandet direkt efter det svenska. Eller kanske till och med först, beroende på vilka du har mest kontakt med. Håll meddelandena korta, så att de som mejlar får överblick och kan hitta sitt språk.

Bearbeta: Läs med kritisk blick – tänk att du är din egen läsare!

Gå ifrån din text en stund och titta på den igen lite senare. Hämta en kopp kaffe och tänk på något annat. Ta sedan ett djupt andetag, blunda – och bli din läsare. Får du den information du behöver? Är informationen begripligt formulerad och strukturerad?

Jag önskar dig en rofylld semester och en skön sommar!

Karin Dellby, din personliga språkrådgivare