Skriv enkla instruktioner och hjälptexter

I dag är det många som skriver instruktioner i sitt dagliga arbete. En del instruktioner är så korta och okomplicerade att man kanske inte ens tänker på att det är en instruktion, till exempel Klicka på brevikonen för att skriva ett meddelande till oss.

Instruktioner och hjälptexter är enkla att skriva om förfarandet är enkelt, men så fort det blir lite komplicerat har instruktionerna en tendens att bli snåriga och ibland omöjliga att följa. Här får du som skriver några tips som kan hjälpa dig att skriva enkelt.

Instruktionens förarbete

Ta reda på om det finns ett dokumenterat flöde som du kan utgå ifrån. Teknikprojekt brukar ta fram ett sådant i sina så kallade användargränssnittsdokument. Om det inte finns ett dokumenterat flöde kan du försöka göra ett själv.

Vad ska användaren göra och vad ska användaren veta?

Instruktionen ska inte bara innehålla information om hur användaren ska bära sig åt för att använda produkten. I många fall krävs också lite kunskaper om produktens fackområde. I instruktionen till en skrivare kanske det också måste finnas information om olika pappersstorlekar och papperskvaliteter, och i hjälptexterna för internetbanken kanske det också måste finnas information om betalningstider och olika typer av konton. Skilj på dessa båda texttyper så gott det går. I din arbetsprocess kan du gärna markera dem med två olika färger så blir det lättare att se vad som är vad.

Logisk disposition och rubriker som visar vägen

Den mest logiska dispositionen i en instruktion är oftast den kronologiska. I de flesta fall beskriver du ju ett flöde med moment som ska utföras i just kronologisk ordning.

Sätt alltid informativa underrubriker som vägledning för läsarna så att det blir lättare att hitta rätt process. Från Microsoft och datavärlden har vi fått en konvention som förordar att inleda rubriken till en instruktion med verbet i grundform.

Rengöra luftrenaren
Ställa in värmereglaget
Ansluta tevens antennkabel
Programmera ugnen

Ibland är det mer på sin plats att använda uppmaningsform i rubrikerna, men det är inte säkert att det skulle ge mer. Och det är alltid bra att hålla sig till konventioner. De är uppkörda vägar med få fallgropar. Dessutom kan man reservera uppmaningsformen för direkta uppmaningar i beskrivningsflödet.

Ett enkelt språk

Låt språket vara så enkelt och okomplicerat som möjligt när det gäller konstruktioner och meningsbyggnad. Här gäller samma regler som för begripliga texter av andra slag. Verben måste vara aktiva. Medan du kanske kan komma undan med att smyga in ett och annat passivt verb i annan sakprosa, kan det bli helt förödande i en instruktion. Se dessa exempel:

Vem förnyar behörigheten?
Behörigheten för klass 1L gäller i fem år och förnyas därefter.

Vem kan avsluta utredningen?
Utredningen kan avslutas trots att egendomen har fel status.

Använd i stället uppmaningsform när läsaren ska utföra något så blir det ingen tvekan om vem som ska agera.

Fäst slangen på givaren.

Säkerhetskopiera systemet en gång per dygn.

Även om språket ska vara enkelt kan det bli nödvändigt att använda facktermer och områdesord som läsaren tidigare inte är bekant med. Det är då en stor hjälp om du håller dig till ett minutiöst konsekvent ordval. En person med begränsad erfarenhet av skrivare kommer inte att förstå att du menar samma sak när du skriver toner, färgpatron och kassett. Undvik också förkortningar i möjligaste mån, eller förklara dem noggrant i fotnoter eller ordlista. I en manual gäller inte samma regler som för mer sammanhållen text, att om man väl skrivit ut en förkortning i början av texten kan man använda förkortningen fortsättningsvis i texten. Manualen läses ju i fragment och varje del måste vara självförklarande.

Låt layouten stödja innehållet

När du gör en steg-för-steg-beskrivning av en process är den numrerade listan bäst. Siffrorna understryker kronologin i flödet och gör den lätt att använda i situationer när man kanske samtidigt måste hålla koll på något bredvid läsningen. När du använder en numrerad lista slipper du också att ideligen upprepa ord som sedan och därefter.

Brygga kaffe i kaffebryggaren

  1. Häll vatten i behållaren.
  2. Placera ett filter i storleken 1×4 i filtertratten.
  3. Fyll på 1 msk kaffe för varje kopp i filtret.
  4. Tryck på ON.

Testa instruktionen

När du har gjort ett utkast kan du testa instruktionen. Naturligtvis ska du testa den själv, men du bör också låta riktiga användare testa. Det är först då som du förstår var fallgroparna eventuellt finns. Lycka till!