Effektiva mejl sparar tid och energi

Vi på Språkkonsulterna strävar efter att hushålla med energi, material och övriga resurser, vilket är i linje med mål 12 av FN:s globala mål för hållbar utveckling. Ett sätt att hushålla med tid och energi är att skriva effektiva mejl. Här får du tre tips om mejlskrivande som underlättar – både för dig och för dina läsare.

1. Spara på mottagarens tid – var tydlig

Visa att du respekterar mottagarens tid – eller kanske framför allt brist på tid – genom att vara tydlig med ditt syfte och ditt budskap. Om ditt mejl inte är tillräckligt tydligt måste mottagaren ställa frågor och du måste svara igen, vilket tar extra tid och gör hela processen ineffektiv.

  • Använd ämnesraden väl. I ämnesraden ringar du in vad mejlet faktiskt handlar om. Ett Hej! eller en tom ämnesrad säger inte mottagaren någonting om ämnet. Skriv i stället exempelvis Anteckningar från dagens möte, om det är det som mejlet handlar om.
     
  • Börja med det viktigaste. Börja med det som är viktigast för mottagaren att veta. Alltid.
     
  • Skriv kort – men se till att få med all relevant information. Det ska framgå tydligt av ditt mejl vad du vill att läsaren ska göra när hen har läst mejlet.

2. Spara på mottagarens energi – var trevlig

Att låta trevlig kan vara en utmaning i mejl. Du har ju inte tillgång till vare sig din röst med dess nyanser eller till möjligheten att korrigera dig om du säger fel. Det är också svårt att förutse vilken situation läsaren befinner sig i när hen läser och hur hen tolkar det du skriver.

  • Var saklig och undvik personliga tyckanden eller antaganden, även om du behöver framföra kritik. Fundera först på om det verkligen behövs.
     
  • Se upp med tonen i mejlet, så att du inte låter otrevlig eller mästrande. Om du är osäker på hur något du skriver kan uppfattas, be en kollega läsa mejlet och säga hur hen uppfattar tonen.
     
  • Använd smilisar med omdöme. Använd dem inte för att försöka mildra ett mejl som du tror kan uppfattas som otrevligt, utan fundera i stället över saklighet och ton.

    Språkrådet om emojier och smilisar (isof.se)

3. Spara på miljön – sluta i tid

Finns det någon bra regel för när man sätter punkt för en mejltråd? Ibland kan konversationen dra iväg och fastna i en rad bekräftelser, glada jul­hälsningar, tack, detsamma och toppen. Vid någon punkt uppstår då frågan: Är jag oartig om jag inte svarar nu?

Jag har inget enkelt svar på när det är rätt att sluta, men jag läste nyligen en nutids­spaning som kanske kan motivera oss att avsluta mejltrådar:

Sluta skicka onödiga mejl – för miljöns skull
Skickar du ofta korta mejl som ’Tack’, ’Ha en fin dag’? I England uppmanas tjänstemän att skippa artighetsfraserna och de onödiga mejlen för att minska miljöpåverkan. Om varje person i England skickade ett mejl mindre om dagen skulle koldioxid­utsläppen minska med 16 433 ton per år.”

Du kan läsa mer om onödiga mejl och deras miljöpåverkan här: Think Before You Thank (ovoenergy.com)

Susanne Blomkvist, din personliga språk­rådgivare


Lär dig att skriva begripliga mejl

Vill du och dina kollegor effektivisera era mejl? Vi kan hålla vår skrivkurs om begripligt språk med fokus på mejlets särskilda förutsättningar. Inför kursen analyserar vi era mejl och ger sedan skräddarsydda råd utifrån dem.

Läs mer om kursen Skriva vårdat, enkelt och begripligt